Как исполнить бюджет? Мой опыт операционного планирования.

В чем основная проблема исполнения всех бюджетов? В том, что расходы выполняются всегда, а доходы — нет. И особенно больно, когда вы узнаете об этом через месяц после окончания квартала🔥

Насколько вообще реален ваш новый бюджет на 2025 год? Давайте скажем честно: если вы делали его вдвоём с CFO, то ваш бюджет — это фантазия. Если вся команда в планировании не участвовала, то никакой внутренней ответственности за исполнение ваших идей у нее нет.

Но не все потеряно. Поделюсь опытом, как вовлечь команду в выполнение планов и получить качественный прогноз исполнения бюджета.

Основная идея заключается в том, что вы должны работать с двумя планами:

• операционными, которые составляют ваши топы;
• бюджетными, которые вы берёте из утверждённого бюджета.

Лайфхак: как работать с недельными планами. В каждом квартале ровно 13 недель. Поэтому разбивать на недели нужно не месячные планы, а квартальные.

Каждый понедельник вы со своими топами:

• обсуждаете выполнение операционного плана прошлой недели;
• составляете операционный план на следующую неделю.

Важно, что именно топы составляют план на неделю вперёд и отвечают за его исполнение. В этой работе вы не используете бюджетные планы. Вы работаете только с операционными планами, которые дают вам топы.

И через несколько недель они начинают втягиваться. Они учатся планировать и честно смотреть в глаза, если план провален. А главное — они видят связь между своими действиями и результатами. Если вы будете достаточно настойчивы и последовательны, качество планирования и исполнения быстро улучшится.

Мне удавалось сводить отклонение недельного факта от плана к нескольким процентам.

Однако в такой ситуации топы часто начинают занижать свои операционные планы. И тогда вы начинаете другой разговор:

• объясняете, что расходы в бюджете привязаны к доходам;
• что с такими планами он не выполнит бюджетные доходы;
• а значит уже сейчас вы должны корректировать его расходы.

Здесь важно не надавить, а показать: планирование — это не про контроль, а про ответственность.

❗ Дополнительный бонус — прогноз исполнения бюджета
Уже на 6−8 неделе квартала у вас будет достаточно операционных планов, чтобы сделать прогноз исполнения квартального бюджета. Задолго до конца квартала, а не через месяц после его окончания.

Этого достаточно, чтобы вовремя отреагировать по текущим расходам, а может быть и пересмотреть бюджет до конца года.